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Outils web 2.0 : pour Homo Bordelicus ?
Nous souvenons-nous encore à quoi ressemblait le bureau de nos aînés ?
Il y avait, comme presque partout, un secrétaire ou une table en chêne sur lequel reposait un sous-main avec du papier blanc, des enveloppes, quelques timbres, un stylo, un ouvre-lettre, un agenda, un téléphone filaire, une machine à écrire, une agrafeuse, trois tiroirs à rangement, etc. Le tout toujours bien rangé !
Aujourd’hui, nos bureaux sont bien plus envahis !
Et plus particulièrement chez les Homo Bordelicus, les bureaux ressemblent plus à un fouillis de documents, classeurs, chemises plastifiées de couleur, de cartes de visite, de post-it©, de « to-do list », et aussi de clés USB, de cartes numériques, d’objets connectés en tout genre, etc. La plupart de ces objets devrait nous aider dans notre organisation quotidienne. Parmi leurs fonctions avouées : stocker nos documents, classer et catégoriser nos messages, prioriser nos tâches quotidiennes, rappeler d’importantes échéances, prévenir (météo, trafic routier, etc.) et proposer des alternatives.
Pour remettre un peu d’ordre dans tout cela, depuis quelques années, une nouvelle gamme de services et logiciels ont débarqués. Hormis les outils « classiques » de gestion des messages, du planning, des contacts et tâches inclus dans Microsoft Outlook©, Google Gmail©, Yahoo Mail!(c), etc., les outils proposés ci-après, ont comme principal point commun de vous proposer vos documents partout et tout le temps !
Tout d’abord des applications pour organiser ses ressources : l’Explorateur Windows permet déjà de classer très simplement ses documents par arborescence (on peut créer sans limite des dossiers et des sous-dossiers pour structurer l’information à archiver). Via la gestion des favoris de votre navigateur web ou le service en ligne Delicious©, organisez vos liens web préférés. Avec des services gratuits tels que Dropbox© ou Google Drive©, organisez également en quelques clics vos dossiers et documents.
Ainsi, si vous en avez assez de recopier en permanence vos derniers documents d’un PC à l’autre, vous pouvez opter pour Microsoft OneDrive©, Box©, Google Drive© ou encore DropBox© par exemple, pour partager vos fichiers (documents, images, vidéos, etc.) sur plusieurs dispositifs de type PC, PC portable, tablette voire même smartphone. Ces outils fonctionnent dans le nuage (le cloud) et ont donc besoin d’une connexion web pour déployer tout leur potentiel : la synchronisation automatique des documents (plus besoin de gérer des versions) et la collaboration en ligne (= modifier à plusieurs personnes et en même temps un document autorisé).
Enfin, si vous désirez organiser vos idées (= carte heuristique) et vos notes, il existe des services gratuits en ligne, tels que EverNote©, Prezi©, Mindmeister©, Pearltrees©, etc. Sans oublier Microsoft OneNote© pour gérer vos notes.