LA FORMATION A LA MESURE DE L'ENTREPRISE

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Time Management & Outlook

Cible

Toute personne désirant améliorer durablement sa gestion du temps et faire d'Outlook un allié au quotidien

Prérequis

Aucun

Objectifs

Apprendre à :

  • Aller à l’essentiel
  • Mettre en place une organisation efficace et adaptée
  • Développer une cohérence de pratiques
  • Récupérer du temps
  • Faire d’Outlook un allié au quotidien

Programme

Une formation permettant :

  • d'intégrer à la fois les principes de gestion du temps et les finesses d'Outlook.
  • de s’approprier les méthodes et outils de la gestion du temps selon son propre fonctionnement et sa propre relation au temps
  • d'améliorer durablement la gestion de son temps
  • d'aborder les fonctionnalités d'Outlook chaque fois que nécessaire dans le contexte

Introduction

  • Quelles sont les lois et les principes en gestion du temps ?
  • La gestion du temps : un effort individuel ou une culture de groupe ?
  • Quels sont les obstacles récurrents à la bonne gestion du temps ?
  • Quelle est ma gestion du temps ?
  • Quel est le rapport entre mes croyances et la gestion du temps ?

Cohérence de ma gestion du temps

  • Comment assurer la cohérence de mes activités avec ma fonction ?
  • Comment assurer un équilibre de mon emploi du temps ?
  • Outlook : Comment faire un bilan de mon emploi du temps pour l’améliorer ?

Organiser mon travail efficacement

  • Ma liste des tâches
    • Concentrer mon énergie sur l’essentiel – Obtenir des résultats
      • Comment fixer ses priorités pour gagner du temps ?
      • Comment classer les tâches à effectuer sur base des priorités ?
      • Dans mon travail, quels sont les tâches prioritaires ?
      • Comment réagir en cas de contraintes contradictoires ?
      • Outlook : comment organiser son travail en fonction des priorités ?
    1. Exécuter ou déléguer une tâche pour atteindre le meilleur résultat
      • Quels sont les rôles possibles dans l’exécution d’une tâche ?
      • Quels sont les implications dans l’utilisation des outils ?
      • Comment déléguer efficacement ?
      • Dans mon travail, quelles sont les tâches que je délègue ?
      • Outlook : comment attribuer une tâche à quelqu’un ?
      • Outlook : comment en faire le suivi ?
      • Outlook : comment déléguer 

Mon agenda --> Planifier efficacement les activités pour tout faire

  • Comment choisir les activités à planifier et comment les planifier ?
  • Comment dire non pour protéger ma planification
  • Outlook : comment planifier des tâches récurrentes ?
  • Outlook : comment organiser une réunion ? Avec quelles options ?

Mes mails --> une gestion bien rodée pour gagner des heures chaque semaine

  • Envoyer des mails lisibles
    • Choisir le téléphone ou le mail ?
    • Comment rédiger ?
    • Quel objet choisir ? Comment structurer l’objet ?
    • Quel contenu insérer ?
    • Quels destinataires choisir ?
    • Outlook : quelles sont les options qui font gagner du temps ?
  • Recevoir des mails et les traiter rapidement
    • Quel traitement choisir ?
    • Comment les classer ?
    • Outlook : Comment classer et avec quelles options ?
    • Outlook : Comment transformer des mails en tâches ?
    • Outlook : Comment gérer automatiquement certains mails ?

Traiter les interruptions de manière adéquate

  • Quels sont les voleurs de temps à maîtriser ?
  • Quelles solutions puis-je mettre en place ?
  • Comment faire une remarque difficile pour en sortir ?
  • Outlook : les options utiles

Quelques trucs pour gagner du temps et me rendre plus efficace

  • Comment organiser mon espace de travail ?
  • Outlook : comment organiser mes fenêtres ?
  • Outlook : comment faciliter l’encodage quotidien ?
  • Outlook : quelques trucs pour gagner du temps ?

Je n’y arrive pas … comment gérer mon stress et réduire la pression

  • Quelles sont les méthodes pour éviter mon stress ?
  • Quelles sont les méthodes pour diminuer mon stress ?

Des pistes pour améliorer et uniformiser la gestion du temps

  • Quelles sont les procédures à mettre en place avec mes interlocuteurs habituels pour faciliter ma gestion du temps et la leur ?
  • Outlook : quels sont les outils à utiliser dans Outlook pour permettre cela ?

Conclusion

  • Ce que je vais faire de nouveau ?
  • Ce que je vais changer ?
  • Ce que je vais continuer absolument ?

Détails :

Durée :  2  jours
Participants : 8